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Pro e Contro di Office 365 per la tua azienda

Office 365

Office 365

Stai pensando di passare ad Office 365? Oppure ne hai solo sentito parlare e non sai bene come funzioni?

In questo articolo andrò a riassumere i pro e i contro di Office 365 così potrai capire se è la soluzione giusta per la tua azienda.

I Vantaggi di Office 365

Lavora Ovunque

Uno dei maggiori vantaggi di Office 365 è la capacità di lavorare ovunque, purché si disponga di una connessione Internet.

Poiché è interamente basato su cloud, puoi accedere a e-mail, file e programmi di Office (Word, Power Point, Excel) da qualsiasi posizione e da qualsiasi dispositivo.

Se scegli il piano che include la versione desktop di Office, puoi installare fino a 5 dispositivi per utente.

Ciò è particolarmente utile in questo periodo in cui lo smart working sta prendendo sempre più piede. Potrai fornire una soluzione ai tuoi dipendenti che lavorano in remoto, o se hai più sedi aziendali o infine quando ti è richiesto di viaggiare spesso.

Collabora facilmente

Se nella tua azienda è richiesta la collaborazione fra dipendenti, allora apprezzerai incredibilmente le funzionalità di Office 365.

Il più grande vantaggio? Lavorerai su un univo vero documento.

Chiunque abbia bisogno di contribuire o modificare un documento (o un foglio di calcolo, o una presentazione, ecc.) può lavorare sulla stessa versione (e vedere le modifiche in tempo reale) piuttosto di avere più versioni in bozza che devono essere modificate.

Puoi anche condividere l’accesso diretto ai tuoi file, piuttosto che inviare file con allegati. Ciò significa che le persone possono apportare modifiche a un file anziché avere più copie.

Inoltre, le varie versione modificate vengono salvate in automatico permettendoti di tornare ad una versione precedente.

Programmi sempre aggiornati

Microsoft aggiorna costantemente le funzionalità in tutti i programmi, con Office 365 avrai accesso alle ultime versioni senza costi aggiuntivi.

Avrai a disposizione le funzionalità più recenti e avanzate senza dover disinstallare e reinstallare Office sui computer.

Controlla il Blog di Office per avere un’idea del tipo di aggiornamenti che ricevi con un piano di Office 365.

Combina e abbina i piani

Non tutti nella tua azienda avranno bisogno della stessa identica cosa, per questo sono disponibili diversi piani aziendali di Office 365 con diversi programmi e funzionalità.

Puoi mescolare e abbinare i piani in modo da non dover pagare per più del necessario.

È anche abbastanza facile passare da un piano all’altro, se scopri che un dipendente ha bisogno di più o di meno di quello che ha ora.

Pagamento in abbonamento

Office 365 è un servizio basato su abbonamento, il che significa che devi pagare una tariffa mensile bassa (per utente) anziché una grossa somma forfettaria in anticipo.

Ciò può essere utile dal punto di vista del flusso di cassa. I piani vengono in genere pagati di mese in mese (anche se alcuni posti effettueranno abbonamenti annuali con uno sconto), quindi disattivi ciò che non stai utilizzando per risparmiare denaro.

Sicurezza

Uno dei più grandi equivoci sul Cloud è che non è sicuro. In realtà, non è necessariamente più o meno sicuro di un sistema locale. È tutto nel modo in cui lo usi e quali misure di sicurezza hai messo in atto.

Office 365 ha molte funzionalità di sicurezza integrate per proteggere i dati della tua azienda.

Alcune delle funzionalità che preferisco sono:

  • Email crittografata: questo impedisce a chiunque non sia il destinatario previsto di leggere la tua email;
  • Prevenzione della perdita di dati: questo è un insieme di politiche che controlla e impedisce alle informazioni sensibili (come i numeri di previdenza sociale) di lasciare l’organizzazione via e-mail;
  • Gestione dei dispositivi mobili: queste funzionalità consentono di controllare Office sui telefoni dei dipendenti per proteggere le informazioni dell’azienda. Se il telefono di un dipendente viene smarrito o rubato, può essere cancellato da remoto per impedire a chiunque non debba avere accesso ai dati dell’azienda;
  • Advanced Threat Analytics (ATA): ATA utilizza analisi e machine learning per rilevare e avvisare l’utente di comportamenti sospetti sulla rete. La nostra parte preferita di questo? Scansionerà le e-mail quando entrano nella tua rete alla ricerca di collegamenti e allegati dannosi e se rileva qualcosa di sospetto, impedirà l’accesso dell’allegato dannoso. I tuoi dipendenti riceveranno comunque l’e-mail, ma riceveranno un messaggio che spiega perché l’allegato non c’è. Questo può fare molto per prevenire una violazione dei dati a causa di un errore umano.

Queste non sono tutte le funzionalità di sicurezza disponibili in Office 365, ma sono solo un piccolo esempio.

Le impostazioni di sicurezza non sono disponibili su tutti i piani. Per coprire tutti i membri della tua organizzazione, dovrai inserirli tutti nei piani che includono queste impostazioni o acquistarle come componente aggiuntivo.

I Contro di Office 365

Quando Internet non funziona, potresti avere problemi ad accedere ad alcuni documenti.

Poiché Office 365 è un servizio basato su cloud, se non disponi di una connessione Internet, potresti non essere in grado di accedere ad alcuni file.

Se la tua azienda ha una connessione Internet inaffidabile (o molto lenta), probabilmente non è l’opzione migliore per te.

Come risolvere:

salvando i tuoi file sul computer e utilizzare le versioni desktop dei programmi di Office (se il tuo piano li include).

Quindi usare i programmi Office come hai sempre fatto, senza la funzionalità del cloud.

Pagamento in abbonamento

Sì, l’ho messo sia tra i pro che tra i contro, perché questo punto va a preferenze della persona.

Se preferisci spendere una grande somma ogni pochi anni per i tuoi programmi e server di Office allora Office 365 non è un’ottima opzione per te.

Come risolvere:

Puoi utilizzare gli abbonamenti annuali per avere una via di mezzo tra aggiornamenti continui e acquisto una tantum.

Compatibilità con altri programmi

Il problema di avere sempre accesso alle ultime versioni dei programmi di Office è che altre applicazioni potrebbero non essere sempre compatibili perché non aggiornate.

Come risolvere:

Utilizzando Office 365 hai accesso anche alle versioni precedenti dei programmi di Office.

Quindi devi assicurati sempre di verificare la compatibilità con le applicazioni critiche prima di aggiornare Office (o Windows o qualsiasi altra tecnologia con cui possa interagire).

Può essere difficile tenere il passo con le nuove funzionalità

Le funzionalità di Office 365 cambiano abbastanza frequentemente. Da un lato, hai sempre accesso alle versioni più recenti e eccezionali. D’altra parte, a volte può essere difficile tenere il passo se si utilizzano alcuni dei programmi meno noti.

Come risolvere:

In genere, le modifiche non sono enormi, quindi è improbabile che dopo un aggiornamento dovrai riapprendere come usare il tuo programma abituale.

Anzi, molto spesso non ti accorgerai neanche di quali sono le modifiche fatte.

La maggior parte delle persone utilizza solo il 20% delle funzionalità

La maggior parte degli utenti non utilizza Office 365 a suo vantaggio.

Molte persone usano solo Office 365 per la posta elettronica, l’archiviazione di file e l’accesso ai programmi di Office, anche se ha molto di più da offrire.

Certamente non c’è niente di sbagliato in questo, ma può significare che stai pagando più di quello che ti serve. Se passi a Office 365, è una buona idea fare un controllo ogni pochi mesi per vedere quali parti vengono effettivamente utilizzate.

Potresti essere in grado di spostare alcuni dipendenti verso un piano più economico senza perdere funzionalità.

Domande Frequenti su Office 365

Sono costretto ad usare internet?

Dipende da cosa stai cercando di fare e da quale piano hai.

Alcuni piani includono versioni desktop di Office, che non richiedono una connessione Internet per l’uso. Altri piani sono disponibili solo come app Web.

Se la tua azienda non ha un accesso affidabile a Internet, Office 365 potrebbe non essere adatto a te.

Posso mescolare e abbinare i piani?

Sì, puoi mescolare e abbinare i piani.

Se hai un dipendente che ha bisogno solo di e-mail e un altro dipendente che ha bisogno dell’intera suite, puoi acquistare il piano necessario per ogni dipendente.

Puoi anche mescolare e abbinare tra Microsoft 365 e Office 365.

In effetti, ti consigliamo di monitorare l’utilizzo dell’app dei tuoi dipendenti. Se hai alcuni dipendenti che non usano tutto nel loro piano, potresti accedere ad un piano più economico senza perdere di produttività.

Come viene eseguito il backup dei miei dati?

Microsoft archivia i dati di Office 365 in data center sicuri in tutto il mondo. Per ulteriori informazioni su dove sono archiviati i tuoi dati, consulta il Microsoft Trust Center.

Microsoft, tuttavia, non necessariamente mantiene tutti i tuoi dati per sempre, ciò è stabilito dai criteri di conservazione della tua azienda. Ad esempio è importante comprendere come funzioni la “Posta eliminata” in Outlook.

In nessun caso però ti devi preoccuparti di gestire backup quotidiani.

Office 365 è sicuro?

Sì, Microsoft ha adottato misure di sicurezza estese per proteggere i tuoi dati. Puoi leggere ulteriori informazioni al riguardo nel Microsoft Trust Center.

Tuttavia, gran parte della sicurezza del tuo ambiente Office 365 è tua responsabilità.

Posso iniziare con un pacchetto piccolo e aggiornare in seguito?

Sì, puoi cambiare piano in qualsiasi momento.

Ti consiglio di monitorare l’utilizzo dell’app dei tuoi dipendenti. Se hai alcuni dipendenti che non usano tutto nel loro piano, potresti essere in grado di farli accedere ad un piano inferiore senza perdita di produttività.

Office 365 funzionerà con il mio Android?

Nella maggior parte dei casi, sì ma non ti posso garantire che con modelli molto vecchi non andrai incontro a problemi.

Office 365 funzionerà con il mio iPhone?

Assolutamente! Puoi accedere al tuo account Office 365 dal browser del telefono o tramite le app mobili.

Passa a Office 365

Office 365 aiuta te e il tuo staff a lavorare in modo più produttivo e sicuro.

Microsoft Office 365 ti consente di accedere a e-mail, documenti, contatti e calendario da qualsiasi località su qualsiasi dispositivo. Ciò significa che puoi fare di più, collaborare meglio e avere la capacità di costruire la tua azienda in un ambiente sicuro, semplice e supportato.

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